Palvelulle on määritetty ylläpitoa ja jatkokehitystä tukeva hallintamalli, jossa keskeistä on käyttäjien vahva edustus ohjaus- ja kehittämisryhmissä. Palvelun hallintamallissa on kuvattu PWO-laskentapalvelua koskevan päätöksenteon, ylläpidon ja kehittämisen menettelyt pidemmällä aikavälillä sekä laskentapalveluun liittyvän yhteistyön käytännöt palvelun käyttäjien kesken. Toiminnassa noudatetaan kilpailulainsäädännöllistä ohjeistusta.
Hallintamallin tarkoituksena on varmistaa, että palvelun käyttäjät pystyvät vaikuttamaan palvelun kehittämiseen ja että kehittämisehdotukset käsitellään määrämuotoisesti yhteistyössä käyttäjien ja järjestelmätoimittajan kesken. Palvelulla on ohjausryhmä, joka tekee kaikki palveluun liittyvät päätökset. Ohjausryhmää avustaa palvelun kehittämisryhmä.
Ohjausryhmä
Pulpwood Online -palvelun hallinnasta ja kehittämisestä sekä päätöksenteosta vastaa palvelun ohjausryhmä. Se voi päätöksellään siirtää tiettyjä esim. palvelun operatiiviseen toimintaa liittyviä päätöksiä tehtäväksi palvelun kehittämisryhmässä. Ohjausryhmä koostuu enintään kymmenestä ohjausryhmän jäsenestä:
- Palvelun perustajayhtiöillä – Metsä Group, Stora Enso Oyj ja UPM-Kymmene Oyj – on kullakin kaksi (2) jäsentä ohjausryhmässä.
- Palveluun myöhemmin liittyvät käyttäjäorganisaatiot valitsevat keskuudestaan max. 2 henkilöä ohjausryhmän jäseniksi.
- Palvelun järjestelmätoimittajalta osallistuu ohjausryhmään kaksi (2) henkilöä, joista toinen on järjestelmä toimittajan palvelukohtainen vastuuhenkilö (palvelun pääkäyttäjä) ja toimii ohjausryhmän sihteerinä.
Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii palvelun tilaajien edustaja. Ohjausryhmä kokoontuu vähintään kaksi kertaa vuodessa ja tarvittaessa useammin. Ohjausryhmä tekee päätökset yksimielisesti ja on ylin päätösvaltaa käyttävä elin palveluun liittyvissä asioissa. Ohjausryhmä mm.
- seuraa palvelun laatua ja käyttökustannuksia sekä käsittelee palvelun muutoksiin, kehittämiseen, hinnoitteluun ja yhteistyöhön liittyvät kysymykset
- hyväksyy palvelun kehittämisen suunnitelman (roadmapin)
- organisoi ohjausryhmän toiminnan, kehittämisryhmän toiminnan ja määrittää yhteyshenkilöt, tekniset yhteyshenkilöt ja muut yhteistyöryhmät ja näiden valtuudet ja keskinäiset valtasuhteet.
- vastaa palveluyhteistyön dokumentoinnista ja palvelukonfiguraation hallinnasta, sekä palvelua koskevien käytäntöjen muodostamisesta ja valvonnasta
Kehittämisryhmä ja palvelun jatkokehityksen periaatteet
Pulpwood Online -palvelun kehittämisryhmä toimii ohjausryhmän tukena, valmistellen päätösehdotukset ohjausryhmälle ja tehden päätökset ohjausryhmän valtuutusten mukaisesti. Kehittämisryhmä koostuu palvelun perustajayhtiöiden edustajista (1 hlö / metsäyhtiö), järjestelmätoimittajan edustajista (2 hlö) sekä Luonnonvarakeskuksen (1 hlö) ja Metsäteho Oy:n (1 hlö) asiantuntijoista. Lisäksi käyttöönoton jälkeen palveluun liittyvillä käyttäjillä on vuosittain vaihtuva edustus (1 hlö) kehittämisryhmässä.
Kehittämisryhmän puheenjohtajana toimii palvelun tilaajien edustaja ja tehtävä on kiertävä. Kehittämisryhmä kokoontuu vähintään neljä kertaa vuodessa ja tarvittaessa useammin. Järjestelmätoimittajan edustaja (palvelun pääkäyttäjä) toimii kokouksen koollekutsujana, valmistelee kokouksen asiat ja toimii kokouksen sihteerinä. Luonnonvarakeskuksen ja Metsätehon jäsenet toimivat kehittämisryhmässä asiantuntijajäsenenä. Ryhmään voidaan tarvittaessa nimetä muita määräaikaisia asiantuntijajäseniä.
Keskeisimmät kehittämisryhmän tehtävät ovat:
- Kehittämisryhmä raportoi palvelun tilanteen ohjausryhmälle sekä valmistelee ohjausryhmässä käsiteltävät asiat sekä tekee päätökset sille annettujen valtuuksien mukaan. Kehittämisryhmän päätösten on oltava yksimielisiä.
- Kehittämisryhmä seuraa palvelun käytännön toimivuutta seuraavin keinoin:
- Järjestelmätoimittajan tuottamat kuukausiraportit (palvelun käytettävyys/SLA, tukivasteajat, suorituskyky, virhetilanteet).
- Ongelmien käsittely ja tuki ratkaisua vaativissa tilanteissa.
- Palvelun toiminnallisten mittareiden seuranta ja käsittely.
- Palvelun omavalvonnan toimivuuden seuraaminen yhdessä palvelun pääkäyttäjän kanssa.
- Tuoretiheyslukujen oikeellisuuden seuranta palvelun pääkäyttäjän koostamien raporttien avulla.
- Otannan ohjauksen operatiivinen seuranta.
- Ehdotus ohjausryhmälle palveluun asetettavista parametrien arvoista kuultuaan tarvittaessa Luonnonvarakeskuksen asiantuntijoita.
- Ehdotuksen alueelliseen kalibrointiin tai yleiskalibrointiin siirtymisestä ja siirtymisen aikataulusta.
- Jatkokehittämistarpeiden nosto ja valmistelu
Palvelun jatkuvan kehittämisen takaamiseksi palvelun toimittaja valmistelee kehittämisen suunnitelman (roadmapin) ohjausryhmän linjausten mukaisesti sekä esittää kehittämisehdotuksiaan itsenäisesti. Kehitysideoita kerätään käyttäjiltä ja ne käsitellään kehittämisryhmässä. Se määrittelee ja priorisoi palvelun uusien versioiden ominaisuuksia ja ottaa kantaa palvelun kehityksen suunnitelmaan. Se myös informoi ja pitää yhteyttä palvelun sidosryhmiin (mm. mittausjärjestelmätoimittajat, laitevalmistajat ja sovelluskehittäjät).
Versiohallinnan toimintamalli
Palvelusta julkaistaan uusia versioita tarpeen mukaan. Julkaistavien kehitysversioiden määrä ja aikataulu vahvistetaan palvelun ohjausryhmässä. Palvelusta julkaistaan tarvittava määrä korjausversioita varsinaisten pääversioiden välillä. Julkaistut versiot tulevat aina kaikkien käyttäjäorganisaatioiden käyttöön.
Palvelun muutokset on jaoteltu seuraaviin muutostyyppeihin:
- tukipyynnöistä aiheutuvat muutostarpeet (ohjelmavirheet)
- pienkehitystyö
- projektimuotoisena laajempana kehityksenä tapahtuvat muutokset
- muut, esimerkiksi toimintaympäristön muutoksista johtuvat muutokset
Versiohallinnan toimintamalli on esitetty alla olevassa kuvassa:
