Otannan ohjaus PWO-palvelussa on toteutettu mahdollisimman automaattiseksi. Otannan ohjausta ja sen seurantaa varten puutavaralajeja käsitellään ositteina, joissa osatekijöinä ovat
- puutavaralaji (Mäk, Kuk, Lahokuusi, Kok, Haapak)
- mittausajankohta (talvi = 1.1. – 31.5. tai kesä = 1.6.–31.12.)
- varastointiaika (alle tai yli 30 vuorokautta)
Eri osatekijöiden yhdistelminä palvelu käsittelee otannan ohjauksessa siis 20 eri ositetta. Mikäli ennustemallien alueellinen kalibrointi otetaan käyttöön, tulee maantieteellinen alue vielä mukaan osatekijäksi. Mittaustarkkuutta ja otantamääriä seurataan palvelussa ensisijaisesti puutavaralajitasolla ajan suhteen, yleensä ei ositekohtaisesti. Suuret muutokset puunhankinnassa ja kuljetuslogistiikassa voivat kuitenkin johtaa myös joidenkin puutavaralajien varastointiaikojen ja siten varastointiaikaluokkien keskinäisten osuuksien muutoksiin. Tämä huomioidaan kuukausikohtaisesti määritettävissä otannan ohjausparametreissa.
Puutavaralajin ja sen ositteiden kuukausikohtaiset tavoiteotantamäärät määritetään Luonnonvarakeskuksen otoskoon laskentafunktiolla kullekin puutavaralajille asetetun mittaustarkkuusvaatimuksen mukaisesti. Jotta otantatavoitteeseen puutavaralajin ja ositteen osalta päästään, kasvatetaan PWO-palvelussa kuukaudelle laskettua tavoiteotantamäärää yliotantaprosentin verran. Yliotannalla varmistutaan riittävästä otoskoosta siinä tapauksessa, että osa valituista otantaeristä hylätään tai jää mittaamatta. Yliotantaprosentti perustuu pidemmän ajan käytännön kokemukseen siitä, mikä on hylättävien otantamittauserien osuus arvotuista otantaeristä. Palvelun käyttöönottovaiheessa yliotantaprosenttina on käytetty 5 %. Lisäksi otantamäärää voidaan kasvattaa hetkellisesti otoskoon kasvatusprosentin avulla, mikäli siihen tulee tarve. Hylättyjen ja mittaamattomien otantamittausten määrää seurataan ja yliotantaprosenttia voidaan muuttaa tarvittaessa.
Otantamittauserien arvonta tapahtuu palvelussa puutavaralajiositekohtaisesti. Arvontalogiikassa kalenterikuukausi jaetaan tavoiteotantamäärän ja ajan suhteen ositekohtaisiin arvontaikkunoihin, jotka ovat ositteiden tavoitemääristä johtuen eripituisia. Niiden kestot sekä alkamis- ja päättymisajat lasketaan aina uudestaan arvontaikkunan sulkeutuessa. Otantamittauserän arvonta toimii siten, että arvontaikkunan auetessa ensimmäinen PWO:hon tuoretiheyskyselyssä lähetetty otantamittauskelpoinen mittauserä valitaan otantaeräksi. Arvontaikkunan aikana ei toista ko. puutavaralajin ja ositteen mittauserää enää arvota otantaeräksi, vaan se tapahtuu vasta kun uusi arvontaikkuna on avautunut. Jos arvontaikkunan aikana ei yhtään mittauserää ole tullut valituksi otantaeräksi, lyhenee seuraavan arvontaikkunan kesto vastaavasti, jotta kuukauden tavoiteotantamäärä täyttyisi. Arkipäivien ja viikonloppujen välinen ero puutavaran toimitusmäärissä huomioidaan arvontalogiikassa myös siten, että arvontaikkunan kestoa voidaan asetuksella tilapäisesti lyhentää. Tavoitteena on, että arvotut otannat jakautuvat mahdollisimmat tasaisesti viikkotasolla koko kuukauden ajalle.
PWO-palvelun pääkäyttäjä ja kehittämisryhmä seuraavat otantaerien arvonta- ja mittausmääriä jatkuvasti. Metsäyhtiön pääkäyttäjä voi myös seurata oman yhtiönsä ja vastaanottopaikkojensa otantamäärien tilannetta ja muutoksia. Mikäli otantamäärät jossakin ositteessa näyttäisivät jäävän tavoitteesta, voidaan ko. ositteen otantamäärää kasvattaa hetkellisesti, jotta tavoite saavutetaan. Palvelun pääkäyttäjä valvoo, ettei otantojen päivittäisissä arvonnoissa ole häiriöitä. Lisäksi pääkäyttäjä seuraa otantaerien hylkäysmääriä ja mittaamattomien erien määriä operatiivisen käyttöliittymän ja raporttien kautta ja tekee tarvittavat ehdotukset otannan ohjaukseen liittyen metsäyhtiöiden pääkäyttäjille sekä tarvittaessa PWO-palvelun kehittämisryhmälle.
Otannan toteutumista voidaan ohjata seuraavin instrumentein:
Yliotantaprosentin kasvattaminen tai pienentäminen
Mikäli otannan toteutumisen seurannassa pääkäyttäjä havaitsee, että toteutuneet hylkäysmäärät poikkeavat järjestelmään asetetusta yliotantaprosentista eli otantaeriä hylätään joko enemmän tai vähemmän, kuin mitä on aiemmin arvioitu (oletus 5 %) tai otantoja jää mittaamatta, voidaan yliotantaprosenttia muuttaa. Yliotantaprosentin muuttaminen tehdään palvelun pääkäyttäjän ehdotuksesta kehittämisryhmän päätöksellä.
Otannan kasvatusprosentin muuttaminen
Otannan kasvatusprosentilla palvelun pääkäyttäjän on mahdollista kasvattaa tietyn puutavaralajiositteen otantamäärää meneillään olevan mittauskuukauden aikana, jos otantojen määrän todetaan puutavaralajilla tai ositteessa jäävän merkittävästi jälkeen tavoitteesta. Otannan kasvatusprosentti palautetaan oletusarvoon (0 %) kuukauden vaihtuessa, mikäli tarvetta ei enää ole. Otannan kasvatusprosenttia käytetään esimerkiksi silloin kun tiedetään, että vastaanottomääriin tulee merkittäviä poikkeamia ko. kuukauden aikana. Otannan kasvatusprosentin muuttamisesta informoidaan metsäyhtiöiden pääkäyttäjiä.
Puutavaralajin mittaustarkkuusvaatimuksen muuttaminen
Jos todetaan, että palvelun tuottamien tuoretiheyksien tarkkuus ei täytä laissa mittaustarkkuudelle asetettuja vaatimuksia, voidaan puutavaralajin mittaustarkkuusvaatimusta tiukentaa, jolloin tavoitteellinen otantamäärä kaikilla ko. puutavaralajin ositteilla kasvaa. Ehdotuksen mittaustarkkuusvaatimuksen muuttamisesta voi tehdä palvelun pääkäyttäjä, metsäyhtiöiden pääkäyttäjät tai virallinen mittaaja esim. valvontamittauksen yhteydessä. Päätöksen mittaustarkkuusvaatimuksen muuttamisesta tekee PWO-palvelun kehittämisryhmä palvelun pääkäyttäjän ehdotuksesta kuultuaan Luken asiantuntijoita. Päätöksen on perustuttava pidemmän ajan seurantaan.
Siirtyminen alueelliseen otantaan
Jos palvelun tuottamat tuoretiheydet poikkeavat merkittävästi jollakin suuralueella ja muutos on puutavaralajin osalta pysyvä ja pidempiaikainen, voidaan siirtyä alueelliseen otantaan ja ennustemallien alueelliseen kalibrointiin. Alueelliseen otantaan siirtymiseen tulee olla perusteltua ja parantaa selkeästi mittaustarkkuutta. Päätöksen alueelliseen otantaan siirtymisestä tekee PWO-palvelun ohjausryhmä palvelun kehittämisryhmän ehdotuksesta. Alueelliseen otantaan siirtymiseen tulee olla myös Luonnonvarakeskuksen vahva suositus.
